Efter at have gennemgået de områder i organisationen, der ikke var digitaliseret, fik Assens Kommune overblik over omfanget af papirformularer, der cirkulerede i organisationen. Antallet var overraskende stort! Blandt eksemplerne var indberetning af kørselsgodtgørelse, timeindberetning, advisering om barsel, orlov og lønaftaler med borgere, der er ansat i en funktion hos kommunen. De mange papirformularer gav desuden anledning til frustration blandt medarbejderne, fordi de ikke-redigérbare filer gjorde det besværligt at kommunikere med borgere og virksomheder, som modtog formularerne som vedhæftede filer i deres e-boks. For at indsende data til kommunen, skulle borgeren eller virksomheden printe formularen, udfylde manuelt, scanne formularen og indsende som vedhæftet fil til kommunen. Det affødte en del ekstraarbejde i form af vejledning af borgeren samtidig med, at de indberettede data skulle indtastes manuelt i de relevante fagsystemer efter modtagelse.

Effektiv datafangst fra medarbejdere og borgere uden Assens-login
Med ibrugtagning af Medarbejderonline har Assens Kommune i dag digitaliseret ca. 40 indberetningsforløb, der anvendes af blandt andet dagplejerne og medarbejdere ansat i kommunens entreprenørgårde. Derudover er der udviklet løsninger til borgere, der er ansat i en funktion hos Assens Kommune som f.eks. handicaphjælpere og plejefamilier eller borgere, som er visiteret til at få hjælp/støtte. De relevante brugere af løsningerne tilgår de brugervenlige formularer via kommunens intranet og logger på med deres NemId. Løsningen giver mulighed for at signere og videresende til yderligere udfyldelse eller godkendelse af en part – for eksempel en leder. Formularen med de udfyldte data indsendes til slut til kommunen. Resultatet er bedre overblik og mindre tidsforbrug for kommunens sagsbehandlere. Desuden har processen med digitalisering af de mange papirformularer givet anledning til optimering af interne arbejdsgange.

Tryghed med adgang via NemId
Da indberetningsformularerne anvendes af brugere, der ikke har et login til Assens Kommunes it-systemer, anvendes NemId som sikkerhedsløsning. På den måde sikres korrekt identifikation af brugeren, der kan udfylde og underskrive forud for indsendelse. Er der for eksempel tale om en timeindberetning, vil lederen modtage et link til den udfyldte formular til godkendelse. Ifølge Pia Jensen fungerer løsningen med NemId rigtig godt; ”Det er bevidst valg fra vores side, at brugerne skal anvende NemId til at tilgå løsningerne. Dels er det en gennemtestet og sikker løsning, dels er rigtig mange borgere allerede fortrolige med NemId”.

Et veltilrettelagt implementeringsforløb gør en forskel
For at sikre, at organisationen i Assens Kommune får glæde af de nyudviklede, digitale indberetningsløsninger, har afdelingen for ”Digitalisering og Velfærdsteknologi” fokus på en grundig implementeringsproces. Der er planlagt et forløb, hvor lønkonsulenterne sammen med ”Digitalisering og Velfærdsteknologi” deltager i møder i berørte fagområder. Projektleder Pia Jensen i Assens siger; ”Det er afgørende, at lederen bliver involveret og er opmærksom på de nye muligheder, så alle relevante medarbejdere får taget dem i brug. Det betyder ændring af den daglige praksis og justering i relevante kontrakter”.