Gem dette til senere.

 

*
Send til mail!

Mange tak

Digitale løsninger

Professionel håndtering af rest-digitalisering i Kalundborg kommune

23. marts, 2018

Designer selv indberetningsløsninger, hvor sikkerheden er top.
 

Som de fleste andre kommuner er der gennem tiden blevet udarbejdet en række specifikke Word- eller pdf-skabeloner i Kalundborg kommune. De hjemmelavede skabeloner dækker relativt ukomplicerede forløb som for eksempel tilskud til egenbetalinger, frivilligt socialt arbejde, koncertudvalg, indstilling til handicappris og røntgenhenvisning. Word- og pdf-skemaer til borgerne findes på kommunens hjemmeside, hvorfra de kan udfyldes eller downloades. I Kalundborg oplever man, at borgerne enten printer Word-skemaer og pdf-formularer og udfylder manuelt for efterfølgende at sende pr. post, eller de scannede og indsende som vedhæftet fil i en almindelig e-mail. Denne praksis giver udfordringer i forhold til sikkerheden ved udveksling af fortrolig, personfølsom kommunikation, ajourføring og versionering af skabelonerne samt manglende overblik.

Kalundborg kommunes kommunikationsstrategi har som væsentligt mål, at der skal kommunikeres digitalt og sikkert med borgerne for at øge kvaliteten i sagsbehandlingen og samtidig automatisere arbejdsgangene. De mange Word- og pdf-dokumenter var derfor et oplagt indsatsområde for kommunens Digitalisering og IT. Kravene til en ny løsning var dels at kunne benytte signering med NemId og digital post, hvor fortrolige og følsomme oplysninger udveksles sikkert, dels at kommunen selv kunne udvikle de nødvendige formularer og selvbetjeningsløsninger.

I dag har Kalundborg kommune konverteret en del af de tidligere Word- og pdf-filer ved hjælp af NemForm. Løsningerne, som kommunen selv har udviklet, giver mulighed for at borgerne kan udfylde formularer direkte på skærmen, underskrive, signere med NemId og indsende til kommunen. Ved design af formularer i NemForm vælger kommunen selv, hvilke felter, der skal være obligatoriske. Det giver sikkerhed for modtagelse af alle nødvendige oplysninger, så grundlaget for sagsbehandling er til korrekt. De indsendte formularer tilgår kommunens sikre postkasse og kan herefter fordeles til de relevante sagsbehandlere. Alle løsninger, der udvikles i NemForm, lever op til udviklingsvejledningen for god selvbetjening, der indeholder de fællesoffentlige krav, som skal sikre gode brugergrænseflader i digitale selvbetjeningsløsninger. Blandt de løsninger, der foreløbig er udviklet i Kalundborg kommune er befordringsgodtgørelse, ansøgning om legater og bedømmelsesskemaer.

Udviklingen af NemForm-løsninger er forankret hos Digitalisering og IT i Kalundborg kommune. Her er webmaster Heidi Kristensen ansvarlig for at imødekomme ønsker og bestillinger fra de enkelte enheder. Og hun giver udtryk for stor tilfredshed med NemForm; ”Det er intuitivt og enkelt at udvikle formularer og selvbetjeningsløsninger, og værktøjet indeholder de elementer, der skal bruges – og med alle løsninger samlet ét sted, har vi et rigtig godt overblik”. Heidi Kristensen tilføjer; ”Med NemForm er vi hurtigt online med nye indberetningsløsninger, og vi kan rette fejl i eksisterende løsninger. I forhold til tid, så har det stor betydning for os, at opgaven kan håndteres internt, så vi slipper for at skulle involvere en leverandør. Sidst men ikke mindst så er vi glade for at kunne tilbyde vores borgere nogle løsninger som er gode og effektive og ikke mindst sikre.” Heidi Kristensen deler gerne ud af sine erfaringer med NemForm til kolleger i andre kommuner.

Markedschef Jan Krøll oplever generelt øget fokus i kommunerne på professionel håndtering af rest-digitalisering. Ideen til lancering af værktøjet til egenudvikling af formularer er opstået på baggrund af den løbende dialog med kommunerne, der har et ønske om at digitalisere de mange ikke-komplekse sagstyper, der dagligt håndteres. NemForm er således udviklet med fokus på høj brugervenlighed, der gør det enkelt at professionalisere Word- og pdf-skabeloner og samtidig udnytte fordelene ved at løsningerne følger et digitalt flow. Jan Krøll afslutter; ”Vi møder stor interesse for værktøjet i kommunerne, der er positivt overraskede over, hvor enkelt det er at arbejde i NemForm, og vi forventer en løbende udbygning af funktionaliteten i værktøjet.”

Vil du vide mere?

Hvad har du på hjerte?

 

 

*
*
*
*
Send!

Vi vender tilbage med et svar så hurtigt, vi kan!

Mange tak for din besked.