Uddannelsessteder, der godkender ansøgninger om støtte til voksenuddannelse, har indtil for nylig håndteret ansøgninger manuelt. Forløbet kræver udfyldelse af både den person, der søger uddannelsesstøtte, arbejdsgiveren og uddannelsesstedet, inden Styrelsen for Videregående Uddannelse kan godkende udbetaling af støtte.

Ansøgningsproceduren starter med, at den studerende udfylder sin del. Herefter skal uddannelsesstedet bidrage med udfyldelse, inden arbejdsgiveren indberetter de nødvendige oplysninger. Det stiller krav om, at de administrative medarbejdere på uddannelsessteder, der er godkendt som SVU-administratorer, med jævne mellemrum følger op på hver enkelt ansøgning og eventuelt sender påmindelser om udfyldelse til de forskellige parter. Jo længere tid, det tager for en ansøgning at blive godkendt, des længere tid går der, før uddannelsesstedet får udbetalt tilskuddet fra Styrelsen for Videregående Uddannelser. Håndtering af ansøgningssager indeholder derfor en række af de elementer, der med stor fordel kan forbedres og effektiviseres gennem digitalisering.

I foråret blev der således igangsat et projekt med henblik på optimering af ansøgningsproceduren som et led i den generelle digitaliseringsindsats i Uddannelses- og Forskningsministeriet. Resultatet er en brugervenlig selvbetjeningsløsning, hvor den uddannelsessøgende udfylder ansøgningen og underskriver med NemID, hvorefter uddannelsesstedet automatisk modtager ansøgningen. Efter udfyldelse videresendes ansøgningen automatisk til arbejdsgiveren, der indtaster sin del og den samlede ansøgning sendes automatisk til den valgte SVU-administrator.

I forløbet sendes der automatisk påmindelser til de parter, der skal udfylde ansøgningen, så sagen ikke går i stå. Løsningen, der er udviklet af Dafolo, sikrer desuden korrekt udfyldelse af alle felter blandt andet via opslag i CPR- og CVR-registret og med links til Uddannelsesportalens indhold med vejledning, så kvaliteten af den fremsendte ansøgning gør arbejdet lettere for SVU-administratoren. I løsningens administrationsmodul kan SVU løbende ajourføre kontaktinformationer på de rette modtagere på uddannelsesstederne, ligesom SVU selv kan vedligeholde de beskeder, der følger med adviseringer.

Om løsningen siger kontorchef Willy Kofoed fra Styrelsen for Videregående Uddannelser: ”Forløbet fra vores forespørgsel på udvikling til idriftsættelse har været meget professionelt håndteret af Dafolo, der har bidraget med værdifuld sparring i processen. Med professionel projektledelse nåede vi i mål på få måneder med et særdeles tilfredsstillende resultat”. Willy Kofoed fortsætter: ”Vi har fået automatiseret arbejdsgangene i en type opgave, som tidligere var tidskrævende og er glade for at have gjort hverdagen lettere for brugerne”.

Tom Søndergaard Pedersen, der er it-udviklingschef hos Dafolo tilføjer: ”Udviklingsopgaven for Styrelsen for Videregående Uddannelse viser, at vores spidskompetencer inden for selvbetjeningsløsninger, datafangst og forretningsanalyse kan tilføre værdi i forhold til en statslig myndighed. Vi har således forventninger om at øge samarbejdet med statslige myndigheder i de kommende år og glæder os over, at Styrelse for Videregående Uddannelser allerede har bedt os om hjælp til videreudvikling af deres løsning.”