Vejdirektoratets Geodata-afdeling kontaktede os i forbindelse med en slutaflevering til Rigsarkivet i forlængelse af deres beslutning om at lukke et mindre arkiveringssystem, Tegningsarkivet: En Microsoft Access database, som er SQL baseret. Projektet indebar strukturering, konvertering og klargøring af filer med digitale tegninger i PDF-format med tilknyttede metadata til digital aflevering hos Rigsarkivet. Vejdirektoratets Geodata-afdeling har ikke selv erfaring med udarbejdelse af digitale aflevering til arkiv og søgte derfor faglig rådgivning og assistance fra en leverandør med kompetencer inden for konvertering og aflevering.
En effektiv proces med løbende dialog
I den indledende analysefase havde vi en dialog med Geodata om Tegningsarkivet for at få en forståelse for arkivet, og hvordan de bruger det, da det er et kundespecifikt system baseret på en database. Med udgangspunkt i vores indsigt i lovgivningen om afleveringer til arkivmyndighederne og vores erfaring med håndtering af metadata og filer fra kundespecifikke systemer kunne vi hurtigt danne et overblik over opgaven og med udgangspunkt i den udstedte afleveringsbestemmelse, kunne opgaven fastsættes. I den efterfølgende dialog mellem Vejdirektoratet og Rigsarkivet agerede vi primus motor i forhold til dannelse af afleveringsmodellen, udarbejdelse af kontekstdokumentation og gennemførelse af et ADA-testforløb inden aflevering af data til Rigsarkivet.
Projektet blev gennemført i et agilt forløb, hvor spørgsmål blev afklaret løbende i tæt dialog med Geodata. Under hele processen varetog vi rollen som projektleder med fokus på at sikre fremdrift. Den løbende kontakt og tydelig fordeling af ansvarsområderne resulterede i et godt samarbejde, hvor involvering af de relevante på forskellige stadier sikrede optimal anvendelse af ressourcerne. En god proces og et konstruktivt samarbejde resulterede i en effektiv og fejlfri aflevering af Tegningsarkivet, som blev godkendt af Rigsarkivet.
Kompetencer og kvalitet giver tryghed
”Dafolo har været en kompetent og effektiv samarbejdspartner. De har tydeligvis stor erfaring med og viden inden for konvertering, aflevering og lovgivning, som skal overholdes i forbindelse med en aflevering til Rigsarkivet. Det gav os en god fornemmelse af tryghed ift. kvaliteten af vores arkivaflevering, som også blev godkendt første gang.” Torben Korgaard Hansen, Afdelingsleder i Geodata, Vejdirektoratet