LD Fonde er en selvejende institution, der forvalter to særskilte fonde – Lønmodtagernes Feriemidler og Dyrtidsmidler. Da LD Fonde i 2022 stod over for opgaven med en periodeaflevering af deres fælles arkiv, kontaktede de Dafolo, som står på Rigsarkivets liste over leverandører af arkivafleveringer.
LD Fondes fælles arkiv har en mappelignende struktur og dokumenterne er oprettet i MS Office. Arkivmapperne anvendes til at gemme dokumentation for udvalgte områder i organisationen såsom administration, bestyrelsesarbejde, investeringsafdelingen og kundeområdet. 37.000 filer fordelt på filtyperne PDF, Word, Excel og PowerPoint skulle konverteres og klargøres til en arkivaflevering hos Rigsarkivet.
LD Fonde har hidtil udelukkende afleveret arkivalier i fysisk form og søgte derfor en leverandør med kendskab til hele processen og indgående indsigt i afleveringsområdet for, at arkiveringsversionen blev udarbejdet korrekt med størst mulig sandsynlighed for godkendelse hos Rigsarkivet.
I samarbejde med Rigsarkivet og LD Fonde blev der på et opstartsmøde i november 2022 udarbejdet en tidsplan samt forventningsafstemt ift. fordeling af opgaver i processen. Herefter blev der udarbejdet en afleveringsbestemmelse, hvorefter vi gik i gang med de følgende faser i Dafolos projektmodel, som blandt andet omfatter analyse af opbygningen af dokumenterne for at finde frem til de bevaringsværdige metadata. I det videre projektforløb var Dafolos konsulenter proaktive som sparringspartnere ift. afklaring af til- og fravalg, overholdelse af deadlines og efterlevelse af Arkivloven. Et tæt samarbejde med løbende kommunikation omkring projektet resulterede i aflevering af en arkiveringsversion i november 2023 med godkendelse af Rigsarkivet i februar 2024.
Ekspertrådgivning var en prioritet
Om valget af Dafolo som samarbejdspartner fortæller kontaktpersonen hos LD Fonde:
”Vi var helt grønne, når det gælder arkivaflevering og søgte derfor en leverandør, som kunne agere primus motor og svare på alle vores spørgsmål til processen. Dafolo har mange års erfaring og besidder tydeligvis solid viden inden for feltet, så vi var ikke i tvivl om, at de var den rette samarbejdspartner for os. Vi blev guidet gennem hele processen, og Dafolos professionalisme gjorde, at vi var helt trygge i forløbet.”
Gitte Shaughnessy, Specialkonsulent, LD Fonde