Landets kommuner står løbende over for opgaven med konvertering af data og klargøring til aflevering til arkivmyndighederne. Ikast-Brande Kommune kontaktede os i forbindelse med en slutaflevering til Rigsarkivet i forlængelse af et skift fra Lotus Notes til SBSYS ESDH.

Ikast-Brande Kommune har udarbejdet afleveringer før, og i dette tilfælde søgte de en leverandør med erfaring med aflevering af systemer baseret på Lotus Notes. Der var tale om tre databaser, der skulle afleveres: emnesager, borgersager og ejendomssager.

Fremdrift og godt samarbejde med tydelig rollefordeling 

Rollefordelingen var klarlagt fra projektets start. Ikast-Brande Kommune var hovedsageligt involveret i den indledende proces med afstemning af hvilken data, der skulle konverteres og klargøres til aflevering. Med udgangspunkt i vores procesmodel for gennemførelse af en digital aflevering tog vi hånd om de følgende faser med konvertering, kontrol og gennemgang af metadata, som danner grundlag for udstedelse af den endelige afleveringsbestemmelse. I dialog med Ikast-Brande blev spørgsmål afklaret undervejs med fokus på at sikre fremdrift på vejen mod fremsendelse af filer med dannelse af afleveringsmodel, udarbejdelse af kontekstdokumentation og ADA-test.

Ikast-Brande Kommune fortæller selv

”Vi følte os trygge ved at overlade det tunge arbejde til Dafolo på grund af deres store erfaring med digital aflevering fra Lotus Notes systemer. En afleveringsopgave strækker sig ofte over længere tid, så det var en hjælp, at Dafolo tog ansvar for at få projektet i mål. Det betød, at vi kunne fokusere på vores kerneopgaver.”

Jette Skott Kristensen, IT- og digitaliseringschef i Ikast-Brande Kommune.

Vores mangeårige erfaring med Lotus Notes systemer betød, at vi hurtigt kunne trække data ud af kildesystemet og omdanne dette til den aftalte afleveringsmodel. I skrivende stund er filer fra to ud af de tre databaser afleveret til og godkendt af Rigsarkivet.