I kølvandet på nedlukninger og restriktioner forårsaget af covid-pandemien i Danmark erfarede mange kommuner, hvordan hidtidig praksis for fysiske møder med fordel kunne erstattes med virtuelle møder til gavn for både effektivitet og medarbejdertilfredshed. Microsoft Teams fortsatte med at være en af de mest anvendte løsninger til afholdelse af møder og udveksling af filer, og som en del af ”den nye normal” i kommunerne var det relevant at kunne overholde notatpligten gennem korrekt journalisering af filer i SBSYS. På opfordring fra et af medlemmerne blev TeamsJournalisering udviklet.
I et agilt udviklingsforløb i tæt samarbejde med et par af medlemskommunerne (Gladsaxe og Thisted) blev de første overordnede ønsker til funktionalitet defineret. Efter estimering af opgavens omfang gik udviklingen i gang med aftale om release af version 0.9 hos et par pilotbrugere. Med SBSIP Teams-applikationen kan filer i MS Teams via en drag’n’drop-funktionalitet arkiveres direkte i SBSYS. Løsningen indeholder en integration, der benytter sig af Microsoft Graph API, som er Microsofts API til alle O365-platformens ressourcer og services - herunder f.eks. også Mail, SharePoint, OneDrive etc., hvor tilsvarende integrationer kan være relevante i relation til journalisering.
TeamsJournalisering blev taget i brug første gang i august 2022 og benyttes både som en selvstændig webapplikation og som en integreret applikation i MS Teams.
”For os har journalisering direkte fra MS Teams betydet, at vi slipper for at kopiere indhold fra Teams over i SBSYS og i stedet for kan arkivere løbende. Det minimerer risikoen for forsinkelser og forglemmelser og sikrer, at vi overholder journalpligten. Implementeringspakken betyder, at installation og opsætning er enkel og ligetil.”
Marianne Andreasen, specialkonsulent, Vejle kommune
Til TeamsJournalisering hører en implementeringspakke, der gør det nemt for medlemmer af Brugerklubben SBSYS at komme i gang. Implementeringspakken kan bestilles via Toolkit-bestillingssystemet eller ved henvendelse til vores service desk på telefon 2968 0917.
Som samarbejdspartner og leverandør til Brugerklubben SBSYS har vi siden 2015 bidraget til udvikling, support og driftsunderstøttelse af integrationsplatformen SBSIP og løbende udviklet moduler, komponenter og webklienter. Oprindeligt blev samarbejdet etableret med Convergens, der i 2021 ved fusion blev en del af Dafolo.