Alle landets offentlige myndigheder står løbende over for opgaven med konvertering af bevaringsværdige data og dokumenter, og klargøring til aflevering til arkivmyndighederne. Det gælder blandt andet ved udskiftning af it-systemer og i forbindelse med overholdelse af de definerede journalperioder.
Et afleveringsprojekt forudsætter indgående kendskab til Arkivlovens bestemmelser, overholdelse af GDPR og indsigt i begreber som afleveringsmodel og format- og strukturkonvertering. At nå godt i mål med en aflevering kræver desuden løbende opfølgning og grundig koordinering af delopgaver med leverandør og arkivmyndighed i hele projektperioden frem til godkendelse. De forskellige faser i processen kræver, at der træffes de nødvendige til- og fravalg, og samlet set er et afleveringsprojekt ressourcekrævende for myndigheden.
Vi har prøvet det før
Som leverandør ser vi det som vores opgave at guide jer igennem forløbet med kvalificeret rådgivning baseret på indsigt og erfaring med udarbejdelse af afleveringsversioner.
I mere end 10 år har vi hjulpet rigtig mange offentlige myndigheder, og derfor har vi også en solid erfaring med aflevering af mange forskellige systemer. Derudover er vi på Rigsarkivets liste over godkendte leverandører af arkiveringsversioner.
Vi har et fast team af kompetente projektledere og konsulenter med flere års erfaring, der konverterer og strukturerer data og dokumenter, gennemfører kvalitetstest (ADA) og udarbejder arkiveringsversionerne, der sendes til godkendelse hos arkivmyndigheden. På den måde slipper I for at holde styr på delopgaver, deadlines og overholdelse af Arkivloven.
Vi har udarbejdet arkiveringsversioner fra bl.a. følgende systemer SBSYS, Public360, ProFile og diverse Lotus Notes-systemer, egenudviklede systemer, SQL-databaser og fildrev og afleverer både til Statens Arkiver og til §7 arkiver. Du kan læse nogle forskellige cases fra bl.a. styrelser og kommuner her.
Projektmodel sikrer systematik og kvalitet
Vores afleveringsprojekter tilpasses selvfølgelig den enkelte organisations behov og ønsker og indeholder altid en indledende analysefase, hvor der bl.a. træffes beslutning om afleveringsmetode, oprydning i data og filtyper. I den indledende fase afklares udvælgelse af data til afleveringsversionen, og der sættes fokus på uhensigtsmæssigheder i brug og anvendelse af data. Som grundlag for foranalysen indgår dataudtræk og statistik, der f.eks. kan give et overblik over antal sager fordelt på sagsstatus, antal passive sager, dokumenternes filtyper og omfanget af særlig store filer.
Med udgangspunkt i statistiske data bidrager vi med kvalificeret sparring, så myndigheden kan træffe de nødvendige valg i forhold til oprydning og udvælgelse af data til en aflevering – herunder evt. kassation.
Neden for kan du se en oversigt over de faser, der igangsættes efter foranalysen.
Faserne markeret med lilla er opgaver, vi som leverandører tager hånd om, og faserne markeret med orange er opgaver, som involverer myndigheden. Gennem hele forløbet varetager vi rollen som projektleder med fokus på at sikre fremdrift og vil løbende inddrage myndigheden for at sikre, at de nødvendige beslutninger bliver truffet. En god proces og et konstruktivt samarbejde resulterer i en effektiv og sikker udarbejdelse frem til godkendelse af arkiveringsversionen.
Udvalgte referencer
Datamigrering
Gennem årene har vi også migreret millioner af data fra ét it-system til et andet i kommuner og regioner baseret på grundig systematik og stærke værktøjer, der sikrer en professionel og GDPR-compliant datamigrering. Få mere information om hjælp til datamigrering her.