Større digital handlefrihed med modulær open source platform til udvikling og administration af skabeloner og fraser.
Hvorfor vælge en skabelonløsning?
Der er flere oplagte tidspunkter, hvor det giver rigtig god mening at investere i en skabelonmotor: udskiftning af ESDH-system, Cloud transformation, udskiftning af legacy-systemer eller ønske om højere grad af digital suverænitet. Med Dokumentfabrikken får I en effektiv og sikker skabelonmotor, der er prismæssigt skalerbar.
Dokumentfabrikken er en skabelonmotor med egen editor, der udbydes som en SaaS løsning. Organisationens superbrugere kan selv oprette og vedligeholde skabeloner, og løsningen gør det muligt at oprette dokumenter direkte fra godkendte skabeloner, hvor relevante sagsoplysninger automatisk flettes ind. Så kan I fokusere på indholdet uden at tænke på kravene til format.
Fraser
Fraser er genanvendelige tekstblokke, tabeller eller billeder, der kan indsættes i skabeloner, så dele af indholdet er forudfyldt, når et dokument oprettes. Ved hjælp af fraser er det muligt at oprette hovedskabeloner, der indeholder generiske oplysninger som logo, sidehoved og standardafslutning i stedet for at oprette én selvstændig skabelon til hver enkelt sagstype. I stedet for at oprette en skabelon til afslag og en til en godkendelse, oprettes én hovedskabelon. I selve dokumentet indsættes fraser, som ændrer sig afhængig af valget af afgørelsestypen, så valg af ”godkendelse” automatisk henter godkendelsesfrasen ind og valg af ”afslag” automatisk henter afslagsfrasen.
Gennem automatiseret genbrug af tekst, sikres ensartet kommunikation og overholdelse af standarder for formuleringer med afgørende betydning for sagsbehandlingen. Skabelonerne kan desuden konfigureres med afdelingsinformation, så brugerne kun får vist skabeloner, der er relevante.
Integrationer
Dokumentfabrikken har integration til SBSYS ESDH og et åbent API, der gør det muligt at integrere til andre ESDH- og fagsystemer som fx Nexus, Cura, DUBU, så løsningen kan vokse i takt med jeres behov. Det samme gælder økonomien. Fordelen er, at I kun betaler for den funktionalitet, I bruger. Når brugeren har valgt skabelon og redigeret et dokument, gemmes kladden automatisk i ESDH-systemet, hvorfra der som vanligt journaliseres.
Sikkerhed og digital suverænitet
Dokumentfabrikken gemmer ikke dokumenter. Mens brugeren redigerer, findes en midlertidig arbejdskopi i skabelonmotorens krypterede filsystem. Den slettes automatisk, efter en præ-konfigureret periode. Dokumentfabrikken er baseret på europæisk Open Source med mulighed for at udnytte fordelene i forhold til GDPR og digital suverænitet. Løsningen driftes hos Hetzner i Tyskland og Finland.
Smidig implementering
Et systematisk forløb for opsætning og introduktion gør det nemt at komme i gang med Dokumentfabrikken. Implementeringsforløbet indeholder teknisk opsætning, sikkerhedsopsætning og brugeroprettelse af superbrugere og redaktører. For at sikre en tryg onboarding til løsningen, hjælper vi med oprettelse af to skabeloner. Vi står også til rådighed med rådgivning om evt. konvertering af eksisterende skabeloner og vejledning i dialogen med leverandører om integration til 3. partssystemer.
Compliance og teknologi
Løsningen lever op til kravene fra loven om webtilgængelighed, og anvendelse af Dokumentfabrikken sikrer overholdelse af databeskyttelsesforordningen, og årlige ISAE 3000- og ISAE 3402-erklæringer dokumenterer, at vi arbejder ambitiøst og engageret med kvalitet og sikkerhed.
Dokumentfabrikken afvikles i en almindelig browser — også på Chromebook og understøtter både OpenDocument og Microsoft Office-formatet. Brugeren har ikke brug for en lokalt installeret tekstbehandlingsklient.