Som forretningsarkitekt har jeg gennem de sidste 12 år arbejdet meget med offentlig Digital Post. Fra den spæde start hvor det kort hed "dokumentboks" til det "nye Digital Post" som vi har idag.

Det er en spændende rejse, og jeg er lidt stolt over at have været med til at påvirke Digitaliseringsstyrelsen så der kom funktioner med i platformen som ellers ikke ville have være med:

• At alle Digital Post har en unik ID, og der kan ikke være to Digital Post som deler ID.
• At sende- og modtagesystemer kan anvende et pull-mønster.

Hvorfor fik vi en ny Digital Post-løsning?

Der var to hovedårsager til at vi fik en ny løsning.

For det første var der behov for en bedre model omkring ejerskab og udbud, hvor Digitaliseringsstyrelsen nu ejer løsningen. 

For det andet - og det er det jeg særligt vil fokusere på her - fik vi en teknisk løsning med nye spændende faciliteter.

Nye funktioner der gør en reel forskel

I et webinar jeg netop har afholdt sammen med min kollega Mads Winther Nielsen, gennemgik vi nogle af de nye muligheder, der kan forbedre borgernes oplevelse markant. Og jeg er sikker på at disse muligheder gør at modtagerne bedre forstår hvad det er meningen de skal gøre, og at de bedre kan sortere i posten.

Jeg vil skrive lidt om nogle funktioner som vi talte om på webinaret:

Handlinger der motiverer til respons

En af de mest interessante nye funktioner er muligheden for at tilføje handlingsmetadata til Digital Post. Det lyder måske teknisk, men i praksis betyder det, at vi kan gøre det nemmere for borgeren at handle på den modtagne post.

Tag for eksempel en indkaldelse til en samtale i dagplejen. Nu kan vi inkludere kalenderinformation, så forældrene med et enkelt klik kan lægge mødet direkte i deres egen kalender f.eks. på telefonen. Det er et lille men effektivt skridt mod bedre digital service. Nedenfor har vi en illustration fra borger.dk, hvor der er lagt kalender-information ind - se den røde pil nummer 1.

Ved at aftalen kommer ind i modtagerens kalender øger vi sandsynligheden for at borgeren dukker op til mødet. Det er godt for borgeren og det er godt for den myndighed der gør klar til mødet.

Mere meningsfuld afsenderinformation

En anden væsentlig forbedring er muligheden for at tilpasse afsendernavnet. I stedet for det generiske "Æblerød Kommune" kan vi nu vise "Dagplejen i Æblerød Kommune" som afsender. Det gør det mere genkendeligt og relevant for modtageren, da det er blevet specificeret hvem afsenderen i kommunen er.

I illustrationen ovenfor - se pil nummer 2 - har vi valgt at kalde afsenderen "Dagplejen" som nok er en anelse for upræcist.

Når man som modtager får en SMS eller e-mail med notifikation: Du har fået ny Digital Post, så vil der stå et afsendernavn i notifikationen som mere præcist siger noget om hvem det er der skriver til mig. Og det gør at jeg som modtager kan sortere i hvor hurtigt jeg skal reagere.

Udfordringen med at komme i gang

Efter webinaret blev det tydeligt for mig, at mange myndigheder er interesserede i at bruge de nye funktioner, men står med en praktisk udfordring: Hvordan kommer man i gang?

Og her er mit råd at starte dialogen med jeres systemleverandør. Men jeg ved af erfaring, at det kan være svært at stille krav om funktioner, man ikke kender til. Har man ikke hørt om muligheden for at medsende kalender-information kan man jo ikke stille krav om at et system skal sende sådan en information med.

En mulighed er at få sådan en som mig med i disse dialoger - hvad enten det er interne møder om mulighederne eller konkrete møder med leverandøren. Så kontakt mig endelig, hvis I har brug for mere rådgivning til, hvordan I skal kravspecificere jeres ønsker til leverandøren.

Fremtiden for Digital Post

Det, vi har set på i dag, er kun toppen af isbjerget. Med det nye MeMo-format er der lagt et fundament til endnu flere forbedringer, der kan gøre den digitale kommunikation mellem det offentlige og borgerne både mere effektiv og mere brugervenlig.

Har du spørgsmål om mulighederne i den nye Digital Post, eller vil du have sparring omkring implementeringen, er du meget velkommen til at kontakte mig.