Social- og Boligstyrelsens egenudviklede platform SIV (Socialstyrelsens IndberetningsVærktøj) danner grundlag for en række forskellige systemer, der anvendes i styrelsens projekter til håndtering af arbejdsgange og udveksling af data. I forbindelse med udløb af en journalperiode for systemet Børnehus IT skulle Social- og Boligstyrelsen udarbejde en arkiveringsversion til sikring af bevaringsværdige elektroniske sager. Børnehus IT bruges af udvalgte kommuner til at afrapportere til styrelsen i forbindelse med børnehussager. Social- og Boligstyrelsen ønskede faglig sparring i forhold til forløbet for aflevering til Rigsarkivet og rådgivning om dannelse af en afleveringsversion baseret på metadata fra en database.
Grundigt analysearbejde sikrede nul fejl i afleveringen
I den indledende fase af projektet varetog Dafolo dialogen med Social- og Boligstyrelsens eksterne systemleverandør om udtrækning af data og dialogen med Rigsarkivet om tilpasning af afleveringsbestemmelsen. En indgående erfaring med udarbejdelse af arkivafleveringer sikrede koordinering af opgaver mellem alle parter, hurtig afklaring af spørgsmål og fokus på fremdrift. Efter dannelse af en afleveringsmodel for metadata og systemdata blev der udarbejdet kontekstdokumentation for det egenudviklede system og gennemført et ADA-forløb, hvorefter en arkiveringsversion kunne afleveres til Rigsarkivet.
Det samlede projekt fra indledning af analysearbejdet til aflevering af data til Rigsarkivet blev udført på mindre end to måneder. Efter yderligere en måned var afleveringen godkendt og arkiveret. Det omhyggelige analysearbejde og tætte samarbejde resulterede i en fejlfri aflevering, som hurtigt blev godkendt af Rigsarkivet. Det positive forløb betød, at styrelsen er helt tryg ved at lægge flere digitale afleveringer i hænderne på Dafolo.
Social- og Boligstyrelsen fortæller selv
”Vi har haft en meget positiv oplevelse af Dafolo som leverandør. De tog teten på opgaven, og det har virkelig kørt glat. Vi er helt trygge ved at have Dafolo ved roret for flere af styrelsens fremtidige afleveringsopgaver.”
Jes Rønnow Lungskov, Leder af Digitaliseringsteamet og I-sikkerhedsteamet fra Social- og Boligstyrelsen.