Ifølge Arkivloven om offentlige arkiver og om offentlige arkivers virksomhed har kommuner pligt til at bevare data, hvis der er truffet beslutning om bevaring. Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv. Det gælder blandt andet ved udskiftning af it-systemer og i forbindelse med overholdelse af de definerede journalperioder. I disse tilfælde skal der afleveres en arkiveringsversion til Rigsarkivet – eller et andet offentligt arkiv - inden et it-system slettes, eller når data går ud af administrativt brug.
Alle landets kommuner står dermed løbende over for opgaven med konvertering af data og klargøring til aflevering til Statens Arkiver. I Dafolo og Convergens arbejder vi på højtryk med at hjælpe kommuner og statslige myndigheder med at konvertere og klargøre data til arkivering. Blandt de seneste opgaver, vi har løst, er konvertering af ca. 800.000 filer, som blev konverteret og klargjort til aflevering til Rigsarkivet på bare tre måneder.
I praksis indebærer opgaven med konvertering og klargøring til aflevering af filer til Rigsarkivet en omhyggelig og grundig systematik samt en sikker håndtering af data. Vi har indgående indsigt i de retningslinjer, der gælder for vurdering af, om data er bevaringsværdige og sikrer dermed, at opgaven med aflevering af filer til Statens arkiver og Rigsarkivet udføres i overensstemmelse med Arkivloven.
Overholdelse af kravene betyder blandt andet, at dokumenter og filer fra it-systemer, der lukkes, skal konverteres til formater, der er godkendt til langtidsopbevaring som for eksempel tiff, JPEG2000 og andre godkendte formater for lyd- og video-filer. Desuden er det påkrævet, at data struktureres ud fra Arkivlovens retningslinjer, og at der udarbejdes metadatabeskrivelser for indhold, ophavsmænd og tidspunkt for de data, der arkiveres. Hertil kommer dokumentation og ADA, der tester om en arkiveringsversion lever op til Arkivloven.
Vi løser opgaverne med konvertering og klargøring af filer til aflevering både som fastprisaftaler og efter medgået tid. Hvad der er mest fordelagtigt i den konkrete situation, vurderer vi sammen. Kontakt os gerne for et uforpligtende møde, hvor vi deler ud af vores erfaringer og skitserer, hvordan vi kan hjælpe jer.