Modulerne i OptiFlow

Med OptiFlow-platformen får virksomheden en stærk teknologi til understøttelse af forretningen, så målene med den digitale transformation indfries. Blandt platformens mange styrker er dens skalérbarhed og fleksibilitet, som giver mulighed for, at teknologien kan tages i brug i takt med, at organisationens digitale modenhed øges. Platformen er opbygget af moduler, der imødekommer forskellige typer af forretningsmæssige udfordringer, så der investeres i præcis den teknologi, der skaber værdi. Flere af vores kunder vil genkende beskrivelsen af OptiFlow under navnet CIS (Convergens Integrations System), som var platformens tidligere navn. 
 

Multichannel – håndtering af alle typer af henvendelser

Dette modul sørger for systematisk håndtering af e-mails, beskeder fra virk.dk og digital post.

Alle virksomheder har én digital postkasse på virk.dk til modtagelse af beskeder fra offentlige myndigheder. Her modtages beskeder om f.eks. straffe- og børneattester, indkaldelser til bilsyn, information om indberetning til Danmarks Statistik, orientering om lønrefusion ifm. sygemeldinger og barsel og fakturaer fra offentlige myndigheder. Desuden har de fleste virksomheder flere generelle mailkonti som f.eks. info@firma.dk, job@firma.dk og support@firma.dk, der anvendes til modtagelse af indhold med relevans for forskellige dele af organisationen. Fordeling af indkomne henvendelser foregår i praksis ofte ved, at en medarbejder manuelt overvåger de forskellige kanaler og videresender til den kollega, der er relevant ift. den konkrete henvendelse.

Det kan der være flere udfordringer i. Selvom den medarbejder, der har ansvar for at videresende beskeder, har dyb indsigt i organisationen, kan det næppe undgås, at nogle beskeder leveres hos den forkerte modtager. Beskeden bliver i bedste fald returneret og kan så fremsendes på ny til en anden modtager. I værste fald resulterer det i en bøde eller betaling af renter. Desuden indebærer den manuelle praksis for fordeling af beskeder en udfordring ift. GDPR. For at kunne kvalificere indholdet i de indkomne beskeder, er den fordelingsansvarlige medarbejder nødt til at skimme indholdet. Er der f.eks. tale om straffeattest, der ifølge GDPR-lovgivningen kun må ses af rette vedkommende – typisk den HR-ansvarlige, er der reelt tale om en overtrædelse. OptiFlow Multichannel samler alle typer af henvendelser og beskeder uanset, hvilken kanal der er tale om.

Automation Service – intelligent automatisering af processer

Indholdet i de modtagne beskeder og information om afsender anvendes til opmærkning af data, der identificerer typen af henvendelse. OptiFlow Automation Service er baseret på robotteknologi, der gør det muligt at tilføje regler, så data flowet optimeres yderligere. Ved at overvåge indgående henvendelser og analysere indholdet ud fra regler og/eller opslag i forskellige typer af registre (f.eks. medlemsregister eller adresseregister) dannes grundlag for automatisering af processer.

Der kan f.eks. være tale om en opkrævning fra kommunens forsyningsvirksomhed, der ønskes beriget med information om virksomhedens organisation for at kunne sendes både til virksomhedens miljøansvarlige leder og bogholderiet. Der kan også være tale om indkaldelse til syn af en af firmabil eller opkrævning af parkerings- eller fartbøder, som automatisk ønskes videresendt til den medarbejder, der til daglig er bruger af bilen.

Forward – sikker og hurtig levering til rette modtager

Med OptiFlow Forward bliver alle typer af henvendelser – uanset indgående kanal – fordelt og leveret i overensstemmelse med GDPR og organisationens egne retningslinjer til rette den rette modtager i organisationen. I praksis kan dette både være en funktionspostkasse og en personlig mailbox, eller der kan arkiveres direkte i et journalsystem.

Den relevante modtager identificeres ud fra en automatisk sorteringsproces ved hjælp af OptiFlow Automation Service. På den måde sikres, at beskeder fra offentlige myndigheder, samarbejdspartnere, kunder, forhandlere og andre eksterne interessenter automatisk når frem til rette modtager. Det sparer manuelle arbejdsgange og sikrer overholdelse af deadlines og GDPR. Samtidig sorteres langt størstedelen af indkomne beskeder korrekt første gang, alle ugens dage, hele året rundt.

Autoarchive – korrekt journalisering og advisering

OptiFlows modul til journalisering gør det muligt at arkivere indkomne henvendelser helt automatisk med udgangspunkt i de opsatte regler. Det kan f.eks. være modtagelse af bevilling af byggetilladelse eller alkoholbevilling, der arkiveres i en database eller bevilling af sygedagpenge for en medarbejder, der arkiveres i et sagshåndteringssystem. Autoarkiveringsfunktionaliteten kan også kobles på et dataflow parallelt med fremsendelse til en intern modtager i organisationen.

Udvalgte referencer

Vi har implementeret OptiFlow i en række forskellige organisationer og deler gerne ud af erfaringerne med proces og anvendelse i de enkelte cases.

• Københavns kommune

• Rudersdal kommune

• FOA

• Aalborg Kommune