Over tid har Vejen Kommune udviklet et større antal webformularer, Word- og pdf-skabeloner til indhentning af oplysninger fra medarbejdere og til borgerrelaterede opgaver. De hjemmelavede skabeloner dækker relativt ukomplicerede forløb som for eksempel tilmelding til aktiviteter eller adviseringer fra kommunen. De hjemmelavede skabeloner til borgerne var tilgængelige på kommunens hjemmeside, hvorfra filerne kunne udfyldes eller downloades. Pdf’erne blev også sendt via Digital Post, hvorfra borgeren kunne printe, udfylde og indscanne det udfyldte skema og returnere det via sikker mail eller med papirpost. Blandt udfordringerne med de forskelligartede skabeloner er ajourføring og versionering. Desuden er der risiko for fejl, når en sagsbehandler manuelt indtaster oplysninger fra de indsendte skemaer. 

Med ønsket om at øge kvaliteten i sagsbehandlingen og samtidig automatisere dele af arbejdsgangene i forbindelse med enkle indberetninger benytter Vejen Kommune i dag NemForm til udvikling af formularer og digitale borgerløsninger. Blandt de løsninger, der er udviklet, er reservation og genudbud af byggegrunde, kreditadvarsel, Opgørelse over arbejdstid ved delvis raskmelding, Ansøgning om socialt frivilligt arbejdet, stikprøvekontrol i forbindelse med sygefravær og tilmelding til Sjov Sommer. 

Løsningerne, som kommunen selv har udviklet, giver mulighed for at borgerne kan udfylde formularer direkte på skærmen, underskrive, signere med NemId og indsende til kommunen. Ved design af formularer i NemForm vælger kommunen selv, hvilke felter, der skal være obligatoriske. Det giver sikkerhed for modtagelse af alle nødvendige oplysninger, så grundlaget for sagsbehandling er til korrekt. I NemForm defineres, hvilken postkasse, der skal modtage de indsendte formularer, så sagerne går direkte til det team, der har ansvar for behandling og ikke forsvinder i organisationen. 

Hos Vejen er udviklingen af NemForm-løsninger forankret i Borgerservice. Det er også Borgerservice, der har ansvar for formidling af viden om NemForm i den øvrige del af kommunen, ligesom Borgerservice assisterer de øvrige afdelinger med udvikling og brug af værktøjet. Om ibrugtagningen af NemForm siger Lis Grosbøl, der er webmaster i Vejen Kommune: ”Det er en stor gevinst, at vi får givet alle vores ”diverse-formularer” et løft. Dels i forhold til design og funktionalitet, dels fordi vi udnytter digitaliseringens mulighed for automatisering. Løsningen lever desuden op til udviklingsvejledningen for god selvbetjening, der indeholder de fællesoffentlige krav, som skal sikre gode brugergrænseflader i digitale selvbetjeningsløsninger”. I forlængelse af lancering af de første egenudviklede formularer inden for forskellige forvaltningsområder i kommunen, er der kommet et større antal ønsker om at konvertere gamle Word- og pdf-skabeloner. Lis Grosbøl fortsætter: ”Det giver rigtig god mening at digitalisere de mange forskelligartede formularer samtidig med at vi får et godt overblik, fordi alle løsninger er samlet ét sted. Og det bedste er, at det er enkelt at opbygge og ajourføre formularer i NemForm - der kræves ingen it-udviklerkompetencer. Og hun slutter med at bemærke ”Vi ser frem til næste version af NemForm, hvor der vil der være mulighed for præjournalisering. Dermed oprettes automatisk en sag i vores ESDH og der journaliseres dokumenter uden medvirken fra sagsbehandler.”

”Vi oplever et øget fokus i kommunerne på digitalisering af kontakten til borgeren, som en service til borgeren og samtidig naturligvis til understøttelse af smidige arbejdsgange i sagsbehandlingen”, supplerer Birgit Bøgvad, markedschef hos Dafolo. Ideen til lancering af værktøjet til egenudvikling af formularer er opstået på baggrund af den løbende dialog med kommunerne, der har et ønske om at udnytte potentialet i rest-digitalisering af de mange mindre, ikke-komplekse sagstyper, der dagligt håndteres. NemForm er således udviklet med fokus på høj brugervenlighed, der gør det enkelt at professionalisere Word- og pdf-skabeloner og samtidig udnytte fordelene ved at løsningerne følger et digitalt flow. Birgit Bøgvad bemærker; ”Vi møder stor interesse for værktøjet i kommunerne, der er positivt overraskede over, hvor enkelt det er at arbejde i NemForm, og vi forventer en løbende udbygning af funktionaliteten i værktøjet.”