I 2022 fik offentlige myndigheder i Danmark en ny Digital Post-platform udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen med henblik på at forbedre det offentlige it-landskab. Løsningen gør det muligt for offentlige myndigheder at kommunikere med borgere, virksomheder og andre myndigheder baseret på et nyt dataformat.
Det nye format kaldes Meddelelsesmodellen også forkortet MeMo og er mere avanceret end det forrige. MeMo-formatet muliggør bl.a. en bedre håndtering af indgående post, klassificering af indhold og adressering til den rette modtager.
Kommunen kan forbedre indholdet til borgeren, virksomheden eller anden modtager med opsætning af forretningsregler, som betyder, at beskeder leveres hurtigere og mere sikkert til den rette modtager. Brug af MeMo-formatet kan desuden medvirke til overholdelse af GDPR, når meddelelser sendes på tværs af medarbejdere og myndigheder.
Udnyttelse af MeMo-formatet
Det basale MeMo-format består af felter til afsender, modtager, overskrift for meddelelsen og selve indholdsteksten. Det nye format tillader desuden afsender at tilføje et væld af andre faciliteter, som kan øge kvaliteten af kommunikationen. Gennem intelligent brug af data og automatisering kan MeMo-formatet udnyttes til at:
- Styrke kommunikationen til borgere f.eks. ved automatisk indsættelse af en aftale i borgerens digitale kalender, at definere en specifik indholdsansvarlig, at medsende en mere sigende notifikation eller at tilføje en Attention-modtager f.eks. ved meddelelser til virksomheder
- Øge sandsynligheden for, at modtageren handler eller reagerer som ønsket, så misforståelser ikke forlænger sagsbehandlingstiden
- Hjælpe en samarbejdspartner f.eks. en nabokommune eller anden offentlig myndighed med at sagsbehandle mere effektivt
- Effektivisere sagsbehandlingen gennem automatisk kvalificering af indhold
Nedenfor ses et eksempel på digital post, hvor MeMo-formatet er udnyttet. Kommunikationen styrkes ved at specificere afsender, idet der står, at posten er fra børnekontoret. Derudover er der tilføjet et dybt link, som modtageren kan klikke på for at udfylde formularen.
Fra idé til handling – rådgivning om anvendelse af forretningsregler
Som samarbejdspartner og leverandør til Brugerklubben SBSYS har vi rådgivet medlemmerne om en struktureret tilgang til implementering af de mange muligheder i Digital Post som en del af en it-infrastruktur, der understøtter automatisering af processer og sikker dataudveksling. Sammen med en arbejdsgruppe har vi udviklet løsninger, som gør det muligt for medlemmerne at udnytte MeMo-formatet, så meddelelser, der sendes til borgere, virksomheder eller internt i kommunen beriges med indhold, der øger kvaliteten i eksempelvis kommunens borgerservice. I praksis betyder det, at advisering pr. SMS til borgere, der har modtaget Digital Post bliver forsynet med den aktuelle forvaltning eller institution som afsender. Brug af MeMo-formatet vil også blive anvendt til at indsætte et dybt link i meddelelser til borgerne, så der kan henvises helt præcist til f.eks. en selvbetjeningsløsning eller et forslag i høring. Om samarbejdet om implementering af MeMo-formatet siger repræsentanter fra Brugerklubben:
”Vi har haft stor glæde af sparring med Jens Bruntt til at komme i gang med at anvende MeMo-formatet, og hvilke betragtninger, der bør indgå i overvejelserne om at tænke Digital Post ind i vores daglige kommunikation med borgerne, samarbejdspartnere og internt i kommunen. De mange faciliteter i MeMo-formatet anvendes med henblik på, at kommunernes digitale kommunikation effektiviseres og forbedres.”
Karsten Karlsen, Skanderborg Kommune og Flemming Andreasen, Sorø Kommune.
Vores seniorkonsulent Jens Bruntt har mange års erfaring med teknisk og forretningsmæssig implementering af Digital Post og bidrager aktivt med sparring i Digitaliseringsstyrelsens arbejde med løbende udvikling og forbedring af Digital Post-løsninger. På sin blog deler Jens sine indsigter i Digital Post, giver gode råd til anvendelsen af Digital Post og svarer på it-tekniske spørgsmål.
Det er Brugerklubbens filosofi, at medlemmernes investering i viden, løsninger og erfaringer stilles til rådighed for alle medlemskommuner, så kontakt os gerne, hvis du vil høre mere om løsninger i relation til Digital Post.