Den 21. marts 2022 fik Danmark en ny Digital Post-platform.

Det betyder, at al offentlig digital post dels bliver transporteret via en ny teknisk platform, og dels at selve dataformatet er blev ændret. Derudover er de visningsklienter, som vi læser og skriver Digital Post i blevet opdateret til at vise det nye format.

Det nye dataformat for Digital Post hedder Meddelelsesmodel, forkortet MeMo.

MeMo tilbyder et væld af faciliteter, man som afsender kan trække på for at opnå forskellige fordele.

Som afsender kan man vælge at sende Digital Post i MeMo-formatet uden at benytte de mange faciliteter. Så her er det stort set bare afsender, modtager, overskrift og en kropstekst.

Man kan også vælge at sende den Digitale Post med nogle af de mange faciliteter og dermed opnå nogle fordele.

Fordelene, man kan opnå ved at benytte Digital Posts nye faciliteter, kan have forskelligt fokus. Nogle af de mest oplagte typer af fordele er:

• Afsenderen ønsker at sikre, at modtageren forstår indholdet bedre.
• Afsenderen ønsker at sikre, at modtageren handler eller reagerer som ønsket.
• Afsenderen ønsker at hjælpe en samarbejdspartner involveret i sagen med at sagsbehandle mere effektivt.
• Afsenderen ønsker, at eventuelle svar på den sendte post kommer effektivt ind til et passende system eller en bestemt postkasse – for at effektivisere på egen sagsbehandling.

I dette blogindlæg vil jeg nævne nogle eksempler på faciliteter i MeMo, som man kan vælge at benytte for at at opnå den slags fordele.

1 Typen: Afsenderen ønsker at sikre, at modtageren handler eller reagerer som ønsket.

1.1 Eksempel: Sende fremhævede dybe links til modtageren

Når man sender digital post, har den en kropstekst, hvor man kan skrive links.

Links kan være til en selvbetjeningslønsing f.eks. en webløsning, hvor man kan melde sit barn til pasningstilbud.

Man kan vælge at supplere dette ved at sætte de samme links ind i noget, der kaldes Handlinger (Actions) i MeMo. Gør man det, fremhæves disse links et tydeligt sted i visningsklienten (e-boks, borger.dk, virk.dk, mit.dk).

Dette øger sandsynligheden for, at modtageren klikker på det.

1.2 Eksempel: Kalender-information til modtageren

Lad os sige, at vi sender en digital post til en borger, hvor vi skriver: "Jeg bekræfter hermed, at vi har en aftale d. 1/9-2023 10:00 til 12:00 i mødelokale 27 på Rådhuset."

I denne situation kan man vælge at medsende struktureret kalender-information til modtageren. Altså med en mødeoverskrift, et tidspunkt og et sted. Struktureringen betyder, at kalenderinformationen bliver fremhævet i visningsklienten (e-boks osv.), og ved klik på et link kan modtageren hente informationen ned i sin lokale kalender, ligesom det kendes fra f.eks. Airbnb eller hotels.com.

Den strukturerede kalenderinformation øger sandsynligheden for, at modtageren møder op til tiden og rette sted.

2 Typen: Afsenderen ønsker at sikre, at modtageren forstår indholdet bedre.

2.1 Eksempel: Tilpasse afsender-organisationsnavn

Når man sender digital post til en modtager, så står der et afsender-organisationsnavn på posten, som modtageren kan se.

Hvis afsenderorganisationen er stor, f.eks. Region Midtjylland, så kan det virke forvirrende for modtageren, når vedkommende modtager post fra Region Midjylland. De fleste kommunikerer med en organisationsenhed, der ikke har et overordnet navn. Det kunne være, at borgeren ventede på post fra Røntgenafdelingen på Regionshospitalet Randers.

Som afsender kan man sørge for at skrive et "ansvarlig afsender-enhed"-navn på posten, som vil være det navn, modtageren ser. "Du har fået ny Digital Post fra Røntgenafdelingen på Regionshospitalet Randers" frem for "Region Midtjylland".

Modtageren får dermed mere klar information, som skaber mindre forvirring.

3 Typen: Afsenderen ønsker at hjælpe en samarbejdspartner involveret i sagen med at sagsbehandle mere effektivt.

3.1 Eksempel: KLE-opmærkning

Som udgangspunkt er digital post stort set som en e-mail: afsender, modtager, kropstekst.

Når vi sender digital post til en anden organisation, altså en nabokommune eller en anden offentlig myndighed, så dukker posten som udgangspunkt op hos modtageren sammen med alt muligt andet post. Herfra skal modtager-organisationen finde ud af, hvor posten skal hen, f.eks. om den skal til Teknik- og Miljøforvaltningen eller til Børn- og Ungeforvaltningen. Derfor er det også nødvendigt, at nogen læser posten for at kunne sortere korrekt.

Med det nye format kan man sende et KLE-nummer med i den digitale post - i et felt reserveret til netop KLE-nummeret.

Det gør, at modtager-organisationen i sit Digital Post-håndteringssystem kan lave en regel baseret på KLE-nummer. 

Hvis KLE starter med 17 - Send til Børn- og Ungeforvaltningen.

Hvis KLE starter med 05 - Send til Teknik- og Miljøforvaltningen.

På den måde kan vi hjælpe modtager-organisationen med at sortere mere sikkert, idet det ikke er nødvendigt at læse indholdet, som kan være personfølsomt. Posten kommer også hurtigere frem til rette vedkommende, og dermed kan vi få hurtigere svar fra rette vedkommende.

3.2 Eksempel: Opmærkning omkring afsender-sagsbehandler

Når vi sender digital post kan vi vælge at medsende information om hvem sagsbehandleren, der sendte posten, er. Det kan være et navn, telefonnummer eller andet.

Når vi sender digital post til nabokommunen, så har modtageren, altså sagsbehandleren i nabokommunen mulighed for at se denne information. På den måde ved sagsbehandleren i modtager-myndigheden præcist, hvem vedkommende kan henvende sig til hos afsenderen for at kunne tale om det, som posten handler om. 

Afsender kan dermed smidiggøre samarbejdet med den myndighed de har skrevet til. 

4 Typen: Afsenderen ønsker, at eventuelle svar på den sendte post kommer effektivt ind til et passende system eller en bestemt postkasse – for at effektivisere på egen sagsbehandling.

4.1 Eksempel: ReturData med egen SagsID

Når vi sender digital post kan vi vælge at udfylde returdata f.eks. med en unik ID på den ESDH-sag posten hører sammen med hos os, der sender posten.

Returdata er specielle i Digital Post, fordi vi får returdata tilbage, når vi får svar på posten, vi sendte.

Så hvis vi har skrevet, at ESDH-sagens ID er 97201 på den udgående post, så vil vi se på det svar vi får tilbage, at ESDH-sagens ID er 97201, hvilket gør så at vores eget Digital Post-håndteringssystem kan skrive svaret direkte ind i ESDH-systemet på samme sag, som vi skrev ud fra.

Svar på udgående post havner derfor med meget stor sikkerhed på det helt rette sted, og det sker meget hurtigt.

Har du lyst til at vide mere?

Du kan læse mere om vores kompetencer inden for Digital Post og MeMo via siden her.

Som samarbejdspartner og  leverandør til Brugerklubben SBSYS har vi også rådgivet medlemmerne om brugen af de forskellige faciliteter i Digital Post. Læs mere om samarbejdet her. 

Jeg har også skrevet andre opslag om brugen af MeMo:

Introduktion til Næste generation Digital Post

NgDP MeMO - adressering med AttentionData og ContactPoint

NgDP MeMO - rige returdata med ReplyData sikrer at svar kommer det rigtige sted hen

NgDP MeMO - afsenderoplysninger med AttentionData og ContactPoint

Og så findes der officiel dokumentation på digitaliser.dk:

Vejledninger og specielt denne som er en under-side: MeMo v1.1